Y REGLAMENTARIAS
Esta evaluación es importante, debido a que forma parte del proceso de rendición de cuentas de los funcionarios y empleados públicos responsables de la administración de los mismos. Para evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos el auditor interno está obligado a conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada.
OBJETIVOS
Conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad a auditar y la posibilidad de que ocurran actos ilícitos e irregulares.
Conocer las características de las normas y reglamentos internos de la entidad a auditar, para identificar la existencia de posibles irregularidades en las operaciones y resultados de la gestión e información financiera.
Determinar áreas críticas que servirán de base para definir los objetivos y alcance de la auditoría a realizar.
RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN EN EL CUMPLIMIEN¬TO DE LEYES Y REGULACIONES
La responsabilidad primaria de prevención y detección de fraudes y errores es de los encargados de la gestión y dirección de la entidad.
Es responsabilidad de la dirección de la entidad el establecimiento de un entorno de control y de mantenimiento de políticas y procedimientos que ayuden a lograr el objetivo de asegurarse, en la medida de lo posible, de que se mantenga una conducta ordenada y eficiente en la entidad. Esta responsabilidad incluye la puesta en práctica y la garantía de continuidad de funcionamiento de los sistemas de contabilidad y de control interno, que se diseñan para prevenir y detectar fraudes y errores. Dichos sistemas reducen, aunque no eliminan, el riesgo de irregularidades, ya sean originados por fraude o por error. Por consiguiente, la dirección asume la responsabilidad de los restantes riesgos.
Es responsabilidad de la administración asegurar que las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y regulaciones.
Las siguientes políticas y procedimientos, entre otros, pueden ayudar a la administración para controlar sus responsabilidades de la prevención y detección de incumplimiento:
Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de operación estén diseñados para cumplir estas regulaciones.
Instituir y operar sistemas apropiados de control interno.
Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta empresarial.
Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y com¬prenden el código de conducta empresarial.
Vigilar el cumplimiento del código de conducta y actuar apropiadamente para disciplinar a los empleados que dejan de cumplir con él, Contratar asesores legales parar auxiliar en la vigilancia de los requisitos legales.
Mantener un compendio de las leyes importantes que la entidad tiene que cumplir dentro de su industria particular.
PROCEDIMIENTO
Auditoría interina
La evaluación interina de los aspectos legales, normativos y reglamentarios aplicables a la entidad a auditar, es importante debido a que permite conocer oportunamente las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad y de posibles actos ilícitos e irregulares.
La planificación de la auditoría interina debe prever, como parte de la familiarización con la entidad y con el área evaluada, la identificación y análisis de las leyes, normas y regulaciones que le son aplicables, para lo cual se procederá de la siguiente manera:
Conocimiento de la naturaleza de la entidad
Es importante conocer la naturaleza de la entidad, (de gobierno central, descentralizado, autónomo, otros organismos, municipal, etc,) así como sus funciones, ya que dependiendo de qué tipo de entidad se trate o qué funciones realiza, se identificará la reglamentación específica a la que esté afecta, además de su normativa interna.
Conocimiento de las regulaciones generales y específicas
Existen regulaciones de tipo general y específica, que el supervisor, y el auditor interno, deben conocer para llevar a cabo una adecuada evaluación de los aspectos legales, por ejemplo:
Generales
• Constitución Política de la República de Guatemala
• Ley Orgánica del Presupuesto
• Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos
• del Estado
• Ley de Contrataciones del Estado
• Ley de Probidad y Responsabilidades
• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público
• de Guatemala
• Reglamento General de Viáticos
• Manual de Fideicomisos etc.
Específicas
• Ley del Organismo Ejecutivo
• Reglamento orgánico interno de los Ministerios y Secretarías
• Leyes orgánicas de las entidades descentralizadas
• Aprobación del presupuesto de ingresos y egresos para cada
• entidad autónoma, descentralizada y otros organismos.
• Reglamentos internos
• Código Municipal
• Convenios de préstamos
• Contratos administrativos
• Reglamentos de viáticos específicos, etc.
Evaluación de las fuentes de evidencia
La información obtenida debe ser objeto de evaluación para determinar, con base en la naturaleza de la entidad y sus funciones, qué leyes o normas tienen mayor incidencia o aplicabilidad, y por lo tanto, cualquier incumplimiento o desviación podría repercutir en la correcta rendición de cuentas y la elaboración, presentación e interpretación de la información.
Evaluación preliminar
A través de los diferentes medios de evaluación del control interno, se debe dejar evidencia de la existencia y conocimiento de las disposiciones legales específicas a las que esté sujeta la entidad, área, proceso o actividad que se evaluará, cuyo cumplimiento se comprobará en el trabajo de campo, por medio de pruebas de cumplimiento, aplicadas a las operaciones o documentos seleccionados conforme el alcance y tamaño de la muestra.
“Evaluación Preliminar del Control Interno”.
Aplicación de pruebas de cumplimiento
Son las pruebas que se deben aplicar para evaluar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, con las cuales se conocerán las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicaciones de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.
Programa de Auditoría
La aplicación de pruebas de cumplimiento, se debe ejecutar a través de un programa de auditoría, que permita obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, para conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.
Hallazgos
Los posibles hallazgos identificados en la evaluación del cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, deben ser discutidos con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.
Auditoría Final
Pruebas Sustantivas
Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables y administrativos, e información financiera y administrativa.
Las pruebas sustantivas también deben incluir procedimientos para verificar el adecuado cumplimiento de los aspectos legales aplicables, de una manera más analítica y detallada, lo cual complementa el trabajo efectuado en la auditoría interina.
Programa de Auditoría
La aplicación de las pruebas sustantivas, se debe ejecutar a través de un programa de auditoría, que permita obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, para conocer las características y tipos de riesgos potenciales en los documentos y registros de la entidad auditada, y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría
Hallazgos
Los posibles hallazgos identificados como consecuencia del incumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, deben ser discutidos con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.
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